De behoefte aan keuzevrijheid groeit. Denk hierbij aan extra verlof wanneer je kleine kinderen hebt, hulp bij het aflossen van studieschuld bij een young professional, of bijsparen in je pensioen. Die flexibiliteit levert ook kansen op: medewerkers krijgen meer regie en voelen meer waardering. Maar kan ook uitdagingen met zich meebrengen: hoe richt je dit in zonder extra administratieve handelingen en kosten?  

"We zien dat ondernemingsraden steeds vaker vooraf betrokken zijn bij het optimaliseren of moderniseren van arbeidsvoorwaarden", begint Florian Gendrault, Found & CEO van Alleo. "Niet alleen worden zij achteraf geïnformeerd wanneer er veranderingen zijn, vaker worden ze juist vooraf actief betrokken bij de mogelijkheden, omdat zij weten wat er echt belangrijk is voor de medewerkers."

Meer keuze, maar niet voor iedereen?

Secundaire arbeidsvoorwaarden beslaan gemiddeld 25–30 procent van de totale loonsom. Uit onderzoek van Mercer blijkt dat één op de drie medewerkers hun arbeidsvoorwaarden (deels) niet begrijpt of er geen gebruik van maakt. "Vaak vanwege onduidelijkheid of complexiteit. Medewerkers die digitaal vaardig zijn, snel de weg weten in bedrijfsprocessen of goed toegang hebben tot informatie, maken vaker gebruik van arbeidsvoorwaarden. Anderen, misschien nieuw in de organisatie, werkzaam in de operatie of minder digitaal onderlegd, lopen tegen drempels aan. Als een regeling niet begrijpelijk of bereikbaar is voor iedereen, dan ontstaat er onbedoelde ongelijkheid, precies waar de OR scherp op moet zijn", aldus Gendrault.

"Wat we vaak horen van OR-leden, is dat bestaande regelingen niet inclusief genoeg zijn. Een fietsplan of fitnessabonnement spreekt slechts een deel van de medewerkers aan. Wie minder te besteden heeft, kan dat budget beter gebruiken voor eerste levensbehoeften en heeft vaak geen financiële ruimte om mee te doen, zelfs niet met fiscaal voordeel."

Wanneer je flexibiliteit wilt zonder extra administratie, maakt technologie het verschil.”

Drie principes voor modern arbeidsvoorwaardenbeleid

Een modern beloningsbeleid vraagt om meer dan een breed aanbod. Het draait volgens Gendrault om drie kernprincipes waar de OR actief richting aan kan geven: 

Relevantie

"Een medewerker met jonge kinderen heeft andere behoeften dan een werknemer die richting pensioenleeftijd gaat", vertelt Gendrault. "En wie in de buitendienst werkt, heeft ook andere wensen dan een werknemer met een kantoorbaan. Toch zien we vaak één generiek aanbod voor iedereen. De OR kan hier sturen op diversiteit in het pakket: sluit het aanbod aan bij de werkvloer? Worden doelgroepen actief bevraagd en meegenomen? Is er ruimte voor maatwerk?"

Eerlijkheid

"Heeft iedereen dezelfde toegang en spelregels, en is er sprake van een gelijke verdeling van budgetten?" Hierbij kan gedacht worden aan:

• Een vast jaar- of maandbudget per medewerker. 
• Heldere richtlijnen over wat wel en niet mogelijk is binnen het beschikbare aanbod.
• Een eerlijke verdeling, zonder principe van ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’.

Gebruiksgemak

"Een arbeidsvoorwaarde kan op papier uitstekend zijn, zoals het kunnen declareren van een sportabonnement via het individueel keuzebudget (IKB), maar in de praktijk stuiten medewerkers op drempels", legt Gendrault uit. "Zelf voorschieten, bonnetjes uploaden en lang wachten op uitbetaling. Op deze manier voelt een arbeidsvoorwaarde niet als een benefit, maar juist als extra werk of kosten."

Volgens Gendrault moet men bij gebruiksvriendelijkheid denken aan: 

• Voldoende keuze passend bij persoonlijke interesse en levensfasen.
• Eén centrale plek waar alle keuzes overzichtelijk worden aangeboden.
• Inzicht voor de werkgever als het gaat om gebruik van arbeidsvoorwaarden en beheer budgetten.

"Door op deze principes te toetsen, helpt de OR voorkomen dat regelingen stranden op complexiteit of ongelijkheid."

Wat levert dit op?

Gendrault: "Organisaties die hun arbeidsvoorwaarden langs deze drie principes organiseren, zien duidelijke winst: een hogere adoptie van beschikbare regelingen, wat leidt tot een groter gevoel van waardering onder medewerkers. Dit bevordert op zijn beurt meer gelijkheid tussen verschillende groepen. Door het budget slimmer in te zetten, zonder extra kosten, wordt de efficiëntie verhoogd. Uiteindelijk resulteert dit in een hogere werktevredenheid, wat een positieve impact heeft op productiviteit, retentie en verzuim. En misschien wel het belangrijkste: meer medewerkers ervaren hun arbeidsvoorwaarden als persoonlijk, relevant en toegankelijk."

Vijf vragen die de OR zou moeten stellen

Nieuwe regeling op tafel? Dan is dit hét moment voor de OR om invloed uit te oefenen. Met deze vijf vragen borg je als OR dat flexibiliteit hand in hand gaat met gelijke verdeling en duidelijke spelregels. 

Benefit platform: één plek voor alle regelingen

"Wanneer je flexibiliteit wilt zonder extra administratie, maakt technologie het verschil", besluit Gendrault. "Een benefit platform bundelt IKB-keuzes en cafetariaregelingen in één omgeving, met heldere spelregels en koppelingen naar HR en payroll. Alle regelingen staan op één plek, budgetten worden eerlijk verdeeld en de administratie wordt lichter. Zo kan de OR focussen op de kern: arbeidsvoorwaarden die eerlijk zijn voor medewerkers en werkbaar voor iedereen."

Dit artikel is gesponsord door Alleo.