Wat betekent dit voor de werkwijze van de ambtelijk secretaris?
1 Zoek de verschillen en overeenkomsten
Breng de verschillen tussen de ‘ex-OR’en’ in kaart. Van uw vorige OR kent u de werkwijze. Maar hoe zit dat bij de nieuwe OR- of COR-leden? Welke werkwijze is hun vertrouwd? Hoe werkte hun dagelijks bestuur? Zijn zij bekend met de functie van ambtelijk secretaris? Zo ja, welke taken voerde hun ambtelijk secretaris uit? Achterhaal ook hoe zij agenda’s en verslagen opstelden, hoe de relatie met hun bestuurder was en hoe zij adviezen en reacties op instemmingverzoeken formuleerden. Probeer zo veel mogelijk informatie over dit soort zaken te vergaren door persoonlijke gesprekken te voeren en open vragen te stellen tijdens vergaderingen en bijeenkomsten.
2 Verwonder u in plaats van u te ergeren
Bij fusietrajecten moeten de betrokken partijen nader tot elkaar komen. Zo ook de medezeggenschapsleden. Sta open voor de situaties van anderen. Erger u niet aan een onbekende werkwijze maar verwonder u er over. U kunt een fusietraject ook zien als een manier om nieuwe inzichten te krijgen en uw eigen werkwijze eens ter discussie te stellen. Neem van alle betrokken partijen de goede zaken over. Kijk kritisch naar uzelf en sta open voor suggesties van anderen. Er zijn nu eenmaal meerdere wegen die naar Rome leiden.
3 Communiceer zorgvuldig
Voorzie alle medezeggenschapsleden van dezelfde informatie. Een valkuil kan zijn dat u makkelijker communiceert met die OR- of COR-leden die voor de fusie in ‘uw’ OR zaten. Streef open communicatie na. Hoor wat er tussen de regels door wordt gezegd. Check regelmatig of alles voor alle betrokkenen helder is en of alles naar wens verloopt. Reageer zorgvuldig op reacties van anderen. Verplaats u steeds in de situatie van de ander en ga niet uit van vooronderstellingen.
4 Wees zorgvuldig bij de adviserende rol
Probeer zo min mogelijk de diagnosereceptstrategie te kiezen bij de invulling van uw adviesrol. Want het vertrouwen en respect van een groot deel van de OR of COR-leden moet u nog verdienen. Maak gebruik van de participatiestrategie, waarbij u vooral samen met de leden naar oplossingen zoekt. Besteed aandacht aan weerstanden. Onderzoek welke zorg of angst hier achter zit en ga hier mee aan de slag.
Zie ook:
– Wat doet een ambtelijk secretaris?
– Fusies en reorganisaties: contact met de achterban
