Onderzoekers van kenniscentrum Center for People and Buildings (CFPB) hebben veel data verzameld over hybride werken. Ze baseren zich onder andere op de jaarlijkse Werk in Transitie (WiT) Monitor van het CFPB. 80% van alle medewerkers werkt tegenwoordig minimaal de helft van de werkweek thuis of onderweg, blijkt uit de analyse. Nog maar 6% werkt vrijwel volledig op kantoor.
De analyse ontkracht verder een hardnekkige aanname over hybride werken: dat het kantoor er alleen zou zijn voor het ontmoeten van collega’s. Veel collega’s komen ook naar kantoor voor 'concentratiewerkzaamheden'. Verder valt op dat de thuiswerkplek een hogere waardering krijgt (4,3 op een schaal van 5) dan de kantoorwerkplek (3,1). Want thuis hebben medewerkers meer invloed op hun werkomgeving. Bovendien kunnen ze op kantoor niet altijd zitten op hun voorkeursplek. Die is meestal vlakbij andere collega's.
Fysieke en mentale klachten
Ondanks die relatief hoge waardering rapporteert bijna de helft soms (36%) of regelmatig (12%) fysieke klachten als gevolg van de thuisomgeving. Voor de kantoorwerkplek zijn de cijfers vergelijkbaar. Met de mentale gezondheid zit het op de meeste punten goed. Hybride werkers zeggen zich goed te kunnen concentreren, gelukkig te zijn en goed te slapen. Wel voelt een kwart zich gestrest en voelt bijna de helft zich moe.
Hoe goed voelen medewerkers zich thuis?
Deze conclusies laten het belang zien van het blijven praten over hybride werken, zegt Dennis La Brijn, onderzoeker bij het CFPB. Maar: veel respondenten geven in de WiT Monitor aan dat dat nauwelijks gebeurt. "Organisaties zijn vooral taakgericht bezig. Vragen als 'hoe zit je erbij thuis?' en 'waar liep je deze werkweek op kantoor tegenaan?' worden niet vaak gesteld. Terwijl het essentieel is dat collega’s voldoende van elkaar weten. En werkgevers van hun werknemers, om mensen aan zich te binden. Organisaties moeten voorkomen dat nieuwe medewerkers na twee jaar alweer vertrekken omdat ze zich niet thuis voelen."
Bovendien: juist omdat zo veel mensen regelmatig thuiswerken, valt het minder snel op als collega's niet lekker in hun vel zitten, vult CFPB-collega Maaike Niekel aan. "Je ziet niet hoe iemands stoel thuis staat ingesteld. Je moet dus veel bewuster met elkaar het gesprek aangaan, bijvoorbeeld over mentale gezondheid en de inrichting van de werkplek. Er is ook altijd een deel dat niet zo snel hun mening zal geven. Maar ook die medewerkers gun je natuurlijk voldoende werkplezier."
Faciliteer het gesprek en stel vragen
Hoe kun je als arboprofessional bijdragen aan een klimaat waarin het prettig is om hybride te werken? Dat begint met het gesprek erover te faciliteren, zeggen La Brijn en Niekel. In teamvergaderingen kan bijvoorbeeld standaard de vraag 'Wat vond je afgelopen week goed gaan en wat niet?' op tafel komen. Dan krijgen medewerkers al meer gelegenheid om zich uit te spreken. Het een-op-eengesprek over werkomstandigheden mag ook vaker gevoerd worden, zegt Niekel. "Met vragen als: ‘Ik zie dat je niet lekker in je vel zit. Hoe komt dat?' Of: 'Klopt het dat je altijd aan de keukentafel zit? Heb je advies nodig over een geschikte thuiswerkplek?'"
Het team is de belangrijkste plek om dit gesprek te voeren, stelt Wouter Smit, onderzoeker hybride werken bij het Work Lab van de Hogeschool van Amsterdam. "Volwaardig en prettig hybride werken staat of valt met de afspraken die teamleden samen maken om dit zoveel mogelijk inclusief te doen. Je wilt vermijden dat steeds dezelfde collega een behoefte moet ventileren: 'Sorry maar kunnen jullie wat harder praten?' of 'Ik kan echt niet op dinsdagochtend op kantoor afspreken.' Want daarmee maak je deze persoon feitelijk de probleemeigenaar. Dat werkt stigmatiserend en kan leiden tot uitsluiting."
Risico's zorgvuldig signaleren met serious game
Als arboprofessional wil je risico's natuurlijk zorgvuldig signaleren. Voor het thema hybride werken kan The Workplace Game een geschikte tool zijn. Deze serious game is ontwikkeld door CFPB. Er zijn 295 situatiekaarten, verdeeld over acht thema’s: Faciliteiten, Gebruik van werkplekken, Verstoringen & afleidingen, Ruimten voor overleg, Werken op afstand, Samenwerken & privacy, Organisatie van werk en Autonomie.
Het idee is dat 4 tot 6 personen in gesprek gaan over vooraf geselecteerde spelkaarten. Op een kaart staan vragen als ‘Een collega geeft aan zo min mogelijk naar kantoor te komen omdat concentreren thuis beter gaat. Wat vind je hiervan?’ Op de kaart staan 4 antwoorden. Zo kunnen medewerkers met elkaar discussiëren. Ze leggen vervolgens de kaarten op volgorde van urgentie en formuleren samen actiepunten. Er is een training ontwikkeld om The Workplace Game optimaal in te zetten. Wie het spel bestelt krijgt ook een selectie- en een rapportagetool. Meer informatie staat op workplacegame.nl.
Drempel verlagen om mening te geven
La Brijn geeft nog een tip voor het in kaart brengen van knelpunten bij hybride werken. "Sommige medewerkers zien het kantoor graag als een gezellig clubhuis, terwijl anderen meer concentratie willen. Maar open zijn over je wensen is soms lastig. Zeker als het de manager is die een stilteruimte gebruikt als persoonlijk kantoor. Niet iedereen durft daar iets van te zeggen. Daarom kan het helpen als arboprofessionals samenwerken met een onafhankelijke onderzoeker. Dat verlaagt de drempel voor medewerkers om hun mening te geven."
Verhalen ophalen? Loop ook eens langs
Ervaringen van medewerkers worden vaak opgehaald met een enquête via de mail. Dat is op zichzelf een prima methode. Maar overweeg ook eens om langs de mensen te lopen en ze direct te bevragen, zegt La Brijn. "Dan kunnen mensen meteen laten zien waar ze tegenaan lopen. Als jij de problemen duidelijk serieus neemt, willen de meeste collega's die problemen heus wel benoemen. En natuurlijk moet je dan ook serieus blijven communiceren over mogelijke oplossingen. Misschien kun je aan de klimaatcontrole op kantoor niets veranderen omdat daar regels voor zijn. Maar communiceer dat dan ook en laat zien wat er wel kan."
Kleine veranderingen op kantoor kunnen medewerkers al een belangrijk gevoel van controle teruggeven, voegt Niekel toe. "Denk aan even kunnen uitwijken naar een eenpersoonskamer. Of naar een plek waar meer schaduw is dan op een gezamenlijke vleugel." Ook kun je een 'stoor-me-niet-blok invoeren tussen 13.00 en 15.00 uur voor geconcentreerd werken, vult Smit aan. Of de vrijdagmiddagborrel vervangen door een maandelijkse bijeenkomst op een centrale locatie die voor alle teamleden goed bereikbaar is.
‘Geef arboprofessionals een eigen budget
Arboprofessionals horen voldoende tijd en geld te krijgen om mee te denken, vindt Smit. "Dat is ook in het belang van de organisatie. Neem een medewerker met een visuele beperking. Die kan ontzettend veel toevoegen, als hij een aangepaste monitor krijgt om online meetings te kunnen volgen. Vaak duurt het maanden voordat zo’n monitor er is. Geef arboprofessionals een eigen budget om de meest noodzakelijke aanpassingen meteen te doen. Dan wordt hybride werken effectiever, waardoor medewerkers optimaal kunnen functioneren en veel minder snel vertrekken."
Zorgelijke cijfers over hybride werken
Hybride werken lijkt ingeburgerd, maar toch remmen sommige werkgevers thuiswerken af, ziet vakbond CNV. 30% van de werknemers heeft minder vrijheid om thuis te werken dan 2 jaar geleden. Daarnaast stelt 33% dat werkgevers kritischer tegenover thuiswerken staat dan een paar jaar geleden. Dit blijkt uit CNV-onderzoek onder 1200 thuiswerkers.
Zorgelijke cijfers, stelt CNV-voorzitter Piet Fortuin op cnv.nl. Voor de productiviteit en het binden van medewerkers is thuiswerken stimuleren juist heel verstandig. De cijfers van het CNV-onderzoek wijzen dat uit. Zo stelt 70% gezonder en fitter te zijn als ze zelf de werklocatie kunnen bepalen. Ook werkt 77% als ze ziek zijn thuis op een lager pitje door en meldt 60% zich minder ziek als ze de keuze hebben om thuis door te kunnen werken.
De vakbond geeft op haar site verschillende tips om efficiënt hybride te werken. Zoals duidelijke afspraken maken over het gebruik van communicatiekanalen. En tips om online zonder chaos te vergaderen. Zoals: 'Spreek af hoe je op elkaar reageert: steek je een digitaal handje op, gebruik je de chatfunctie of begin je gewoon te spreken?'
