Meer dan de helft van de grotere organisaties (met meer dan 50 medewerkers) heeft nog geen RI&E voor Ongewenste omgangsvormen. Laat staan dat ze er beleid op hebben gemaakt of maatregelen hebben genomen die ze regelmatig evalueren.

Geen hulp vragen uit angst of schaamte

En is er wel beleid binnen een organisatie, dan durven slachtoffers van (seksuele) intimidatie of pesten vaak niet met hun leidinggevende of de vertrouwenspersoon in gesprek te gaan. Of om hulp te vragen. Uit angst of uit schaamte. En al helemaal niet als hun direct leidinggevende zelf de dader is.

Deze angst om ongewenst gedrag van collega’s te melden, blijkt niet helemaal onterecht. Volgens bureau Bezemer, Kuiper & Schubad, specialist in de aanpak van ongewenste omgangsvormen, worden slachtoffers in meer dan de helft van de gevallen “dubbel de dupe”. Ten eerste door de intimidatie zelf. Ten tweede omdat zij vanwege de verstoorde verhoudingen niet zelden thuis komen te zitten. Of worden overgeplaatst naar een andere afdeling, vestiging of ander team. Terwijl de dader blijft zitten (bron: De Monitor, KRO-NCRV).

Verplicht beleid tegen PSA volgens Arbowet

Bedrijven zijn volgens de Arbowet verplicht om hun werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting. Daaronder vallen agressie en geweld, seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten, pesten, discriminatie en werkdruk. Zij moeten hiervoor beleid opstellen en dat ook daadwerkelijk uitvoeren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijk onderdeel van dit beleid zijn. Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag.

Wat zijn de taken van een vertrouwenspersoon?

• eerste opvang verzorgen van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben,
• onderzoeken of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is,
• het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures,
• het slachtoffer desgewenst begeleiden, als deze werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of de leiding van een onderneming,
• doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator,
• voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag,
• leidinggevenden en management adviseren en ondersteunen bij het voorkomen van ongewenst gedrag,
• meldingen van ongewenst gedrag registreren.

Geheimhoudingsplicht

Een vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers. Want hij heeft een geheimhoudingsplicht.

De professionalisering van de vertrouwenspersoon

Bedrijven kunnen, in overleg met en instemming van de ondernemingsraad, kiezen voor een interne of externe vertrouwenspersoon:

• buiten het bedrijf: bijvoorbeeld via de arbodienstverlener, brancheorganisatie of een zelfstandig gecertificeerde vertrouwenspersoon,
• binnen het bedrijf: een eigen medewerker die opgeleid wordt tot vertrouwenspersoon of speciaal hiervoor is aangesteld (vooral bij grote organisaties),
• of voor een combi van interne én externe vertrouwenspersonen. Dit komt, vooral in de grotere organisaties, regelmatig voor.

Vertrouwenspersonen zijn in de jaren 80 van de vorige eeuw ontstaan. Dit gebeurde vanuit de discussie over seksuele intimidatie en de mogelijke aanpak en bestrijding ervan. Vooral de vakorganisaties en de vrouwenbeweging gaven toen al aan dat veel vrouwen tijdens hun werkzaamheden werden geconfronteerd met allerlei vormen van ongewenst seksueel gedrag.

86% werkende vrouwen heeft last (gehad) van seksuele intimidatie

Uit onderzoek in 1981 bleek 86 procent van de werkende vrouwen last te hebben (gehad) van seksuele intimidatie. De professionalisering van de vertrouwenspersoon werd al in het begin van de jaren 90 aangepakt en de eerste opleiding tot vertrouwensfunctionaris was een feit.

In 1994 wijzigde de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Die wet legde toen de werkgever de verplichting op om beleid op dit gebied op te stellen. Doel: seksuele intimidatie op de werkplek voorkomen. In 1998 en 2009 wordt bovendien de verplichting voor de werkgever opgenomen om beleid te voeren ter voorkoming of in ieder geval beperking van psychosociale arbeidsbelasting.

Kiezen voor interne of externe vertrouwenspersoon

De meest voorkomende situatie binnen bedrijven is de aanstelling van één of meerdere interne vertrouwenspersonen. Vaak zoekt men, in overleg met de ondernemingsraad, naar een kandidaat die het bedrijf en de medewerkers goed kent. Liefst is die kandidaat van nature al aanspreekpunt bij vragen en problemen. Sommige organisaties stellen de vacature van vertrouwenspersoon formeel open. Dan volgt een selectie- en sollicitatieprocedure. Bij de aanstelling van meerdere vertrouwenspersonen is het goed om te letten op geslacht, leeftijd en afkomst. Zo kan de betrokkene altijd terecht bij iemand bij wie hij zich op zijn gemak voelt.

Een tweede mogelijkheid is de aanstelling van een externe vertrouwenspersoon. Deze kan op abonnement- of uurbasis worden ingehuurd. Bij bijvoorbeeld een arbodienstverlener, een hierin gespecialiseerde (vaak branchegerichte) organisatie of één van de vele zelfstandige externe vertrouwenspersonen. De kosten variëren van een abonnementsvorm per medewerker of vast bedrag per jaar tot uurtarieven tussen 80 en 135 euro. Op www.lvvv.nl heeft de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen (LVV) per provincie een overzicht gezet van beschikbare, gecertificeerde externe vertrouwenspersonen.

Inhuren externe vertrouwenspersoon heeft voor- en nadelen

Het inhuren van een externe vertrouwenspersoon heeft voor- als nadelen. Onafhankelijkheid, deskundigheid, ervaring en objectiviteit zijn mogelijke voordelen. De kosten en grotere afstand tot de organisatie en de medewerkers gelden als mogelijke nadelen. Voor kleine(re) organisaties is deze keuze wellicht een goede optie om te garanderen dat de vertrouwenspersoon onpartijdig en onafhankelijk is.

Een optimale keuzemogelijkheid voor de medewerkers ontstaat als een organisatie kiest voor én een interne, én een externe vertrouwenspersoon. En ook nog m/v kan aanbieden. Iedere organisatie moet hierin weloverwogen een keuze maken. Wat het besluit ook is, instemming van de ondernemingsraad is in alle gevallen verplicht (bron: Gids voor vertrouwenspersonen, een praktische handleiding).

Soms wordt een vertrouwenspersoon teruggefloten

De LVV hield in samenwerking met het onderzoeksprogramma De Monitor (KRO-NCRV) een enquête onder 370 aangesloten vertrouwenspersonen (215 interne en 155 externe). Hierin geeft 10 procent van de interne vertrouwenspersonen aan wel eens te zijn “teruggefloten” door hun werkgever nadat zij zich hadden ingezet voor een slachtoffer. Voor externe vertrouwenspersonen geldt dat zelfs in 23 procent van de gevallen.

Meer aandacht voor ongewenste omgangsvormen door #MeToo

Bijna 40 procent van de ondervraagden gaf aan dat er door de #MeToo-discussie meer aandacht is voor ongewenste omgangsvormen en de rol hierin van de vertrouwenspersoon. En 20 procent heeft de indruk dat de slachtoffers, door de vele publicaties over #MeToo, melding durven doen bij de vertrouwenspersoon. Vrijwel alle ondervraagde vertrouwenspersonen vonden dat zij van de werkgever of opdrachtgever voldoende autonomie en ruimte kregen om een slachtoffer bij te staan. Ook als dat betekende dat er kritisch werd gekeken naar hoe de betreffende organisatie met een melding omging.

Tot slot bleek uit de uitkomsten van dit onderzoek dat veel vertrouwenspersonen het met de LVV eens zijn dat de rechtsbescherming van vertrouwenspersonen een wettelijke verankering in de Arbowet moet krijgen (bron: LVV).

Voorlichting over integriteit in het algemeen

Naast individuele zaken kunnen vertrouwenspersonen ook voorlichting geven over integriteit in het algemeen. Door bijvoorbeeld trends en risico’s op tijd te signaleren, kunnen vertrouwenspersonen de integriteit en veiligheid in de organisatie vergroten.

Hoe is bescherming functie vertrouwenspersoon geregeld?

Maar hoe is het tot nu toe geregeld met de bescherming van vertrouwenspersonen zelf? Het goed uitvoeren van de taken vraagt veel van de vertrouwenspersoon. Tijdens de gesprekken met de betrokkene(n) krijgt hij vaak belastende informatie te horen over directe collega’s. Niet alleen over leidinggevenden, ook over naaste of soms zelfs bevriende collega’s. Dit vraagt om een professionele houding.

Daarnaast is het niet denkbeeldig dat leidinggevenden (ook hoger management, directieleden of leden van de raad van commissarissen of raad van toezicht) een vertrouwenspersoon onder druk zetten. Om vertrouwelijke informatie te verstrekken die mogelijk belastend is. Helaas zijn de aanstelling, rechtspositie, functie en bescherming van de vertrouwenspersoon Ongewenste omgangsvormen in geen enkele wet expliciet opgenomen.

Positie en bescherming vastleggen in functieprofiel

Precies daarom is het bijzonder belangrijk om de positie en de bescherming van de vertrouwenspersoon vast te leggen in een functieprofiel, het aanstellingscontract en/of de klachtenregeling. Dit moet gebeuren binnen de organisatie waar de vertrouwenspersoon is aangesteld. Een goede en duidelijke manier is om deze bescherming op dezelfde manier vast te leggen als die voor leden van de ondernemingsraad. Een mogelijke tekst kan dan zijn: “De vertrouwenspersoon geniet dezelfde rechtsbescherming als leden van de ondernemingsraad zoals vermeld in art. 21 WOR.” De veelzijdige, maar ook vaak belastende en emotionele functie van in- of externe vertrouwenspersoon verdient dit.

Wetsvoorstel functie vertrouwenspersoon

Groen Links heeft in 2021 een wetsvoorstel ingediend om de functie van de vertrouwenspersoon te verbeteren. Dit wetsvoorstel heeft vier pijlers:

• Verplichting voor werkgevers om een in­ of externe vertrou­wenspersoon aan te wijzen.
• Aanstellings-­ en opleidingseisen.
• Bescherming van de positie van de vertrouwenspersoon, met name ontslagbescherming.
• De Ondernemingsraad krijgt instemmingsrecht bij het aan­stellen van de vertrouwenspersoon.

Voordat alle procedures en wettelijke wegen zijn bewandeld duurt het zeker tot medio 2022 voor dat deze wet van kracht zal zijn.

Lees ook:

• Vertrouwenspersoon aanstellen, dit zijn de aandachtspunten
• Zo ziet een goede klachtenstructuur eruit tegen ongewenst gedrag
• De do’s and don’ts voor de vertrouwenspersoon

Cor van Duinhoven | traint vertrouwenspersonen en werkt als externe gecertificeerde vertrouwenspersoon. Ook schreef hij de Gids voor vertrouwenspersonen, een praktische handleiding.