Marianne Sturman mag gerust de grondlegger van de virtual assistant (VA) worden genoemd. In 2000, toen ze werkzaam was in het bedrijfsleven, richtte ze haar VA-bureau Moneypenny op omdat ze een duidelijke behoefte zag in de arbeidsmarkt. Marianne:

“Ik was twee jaar moeder en reed elke werkdag naar kantoor, waar iedereen met elkaar ging mailen. Op een gegeven moment vroeg ik me af waarom we dat op een kantoor deden. Er is vast een markt voor een thuiswerkbedrijf voor moeders en er zijn vast kleine ondernemers die (nog) geen kantoor hebben maar wel een managementondersteuner op afstand kunnen gebruiken.”

Zo bedacht Marianne samen met een compagnon het concept van Moneypenney, vernoemd naar de secretaresse uit de James Bond-films. “We waren het eerste VA-bureau van Nederland”, weet Marianne.

Inmiddels werken er negentig virtual assistants via Moneypenny voor verschillende grotere en kleinere ondernemers. Het Financieele Dagblad riep Moneypenny uit tot FD Gazelle 2023, een award voor bedrijven die drie jaar achter elkaar meer dan 20 procent zijn gegroeid.

Hoe werkt Moneypenny?

“Onze filosofie is: focus on what you do best. Wij zorgen voor opdrachten en de marketing, en de virtual assistant hoeft alleen maar een goede VA te zijn.

"De virtual assistant werkt zelfstandig en rechtstreeks met onze klanten, waarbij wij het opdracht- en accountmanagement doen. De virtual assistants krijgen loon met de bijbehorende premies en verzekeringen, dus fiscaal gezien zijn ze werknemers.”

Jullie werken niet met zzp’ers.

“Nee. Je kunt het werk bij ons wel combineren met een eigen bedrijf in een andere branche, maar je kunt bij ons niet terecht als zelfstandig virtual assistant, want dan ben je in feite onze concurrent.”

Hoe verklaar je de enorm toegenomen belangstelling in VA’s?

“Corona is een aanjager geweest, maar de digitalisering en individualisering van de maatschappij is al langer gaande. De behoefte van mensen om vanuit huis te werken, zag ik 24 jaar geleden al en die behoefte wordt alleen maar groter.

"Wij zijn hard gegroeid omdat de acceptatie van samenwerking op afstand enorm is toegenomen. Onze marketingmachine doet inmiddels goed zijn werk, waardoor wij veel opdrachten krijgen.”

Hoeveel uren werkt een virtual assistant bij Moneypenny gemiddeld?

“Het minimum dat wij aan onze VA’s vragen om beschikbaar te zijn, is gemiddeld twintig uur per week. Dan bedien je zo’n twee tot drie klanten. Maar je moet flexibel kunnen zijn. Als je op zoek bent naar een vaste baan voor gegarandeerd twintig uur per week, moet je niet bij Moneypenny zijn.”

Waarom kun je geen uren garanderen?

“Onze virtual assistants willen keuze hebben in de opdrachten. Daar hoort bij dat we dus geen werk kunnen garanderen, omdat we niet altijd de perfecte match hebben. Dat is onze formule en daar kies je voor. Maar als je goed bent en minder kritisch, kun je bij ons zo veel werken als je wil.”

Wat zijn de verschillende manieren waarop bedrijven VA’s inzetten?

“Eén variant is dat bedrijven zelf virtual assistants aannemen. Een tweede is dat een bedrijf een flexibele schil uitzet bij een VA-bureau. Daarnaast zien we bij grotere organisaties dat de combinatie van vaste managementondersteuners met een flexibele schil van VA’s een leuke formule is. Wij leveren dan de VA voor de managementondersteuner.

"Er zijn ook bedrijven die een freelance virtual assistant prefereren, maar VA is in mijn optiek een vak dat niet altijd samengaat met ondernemerschap.”

Jij vindt dat VA’s niet per definitie ondernemers zijn.

“Nee, maar ik snap de gedachte wel. Mensen die meer vrijheid willen, denken meteen aan zelfstandig ondernemerschap. Maar dan moet je zelf het werk binnenhalen en dat kost tijd. Marketing, netwerken, website, social media; dat zijn zo tien uren per week die je niet kunt declareren.”

Er zijn genoeg virtual assistants die het wél lukt om zelfstandig te zijn.

“Natuurlijk, maar ik zie ook vaak dat het niet lukt. Volgens een groot onderzoek van VA school uit 2022 lukt het 56 procent van zelfstandige VA’s niet om meer dan 16 uren per week te declareren.”

Het kan toch zijn dat je erin moet groeien? De cijfers van VA school gaan over beginnende VA’s.

“Klopt. Maar vaak hoor ik dat VA’s het zelfstandig kunnen rooien omdat ze er nog een baan bij hebben. Echter kan die combinatie ten koste gaan van je opdrachtgever. Want hoe kun je die goed bedienen als je twee of drie dagen een vaste baan hebt? Daar moet je voor oppassen.

"Het is inderdaad een groeipad. Ik zeg alleen: wanneer je als virtual assistant vanaf dag één je werk wilt doen en niet bezig wilt zijn met ondernemen, dan kun je in gesprek met je werkgever over meer thuiswerken, of je kunt in dienst bij een VA-bureau. Je hebt als VA meer keuzes dan alleen ondernemerschap.”

Als je je als VA verbindt aan een bureau, en dat bureau valt om wat voor reden dan ook weg, dan ben je ineens je inkomen kwijt. Dat is wel een risico. Hoe werkt dat bij Moneypenny?

“Wij garanderen geen werk, maar wij draaien goed genoeg dat wij altijd genoeg werk hebben voor een goede virtual assistant. En een baan bij een werkgever kun je ook kwijtraken.”

Maar bij een baan heb je een opzegtermijn, bij een bureau kan het ineens klaar zijn.

“Ieder VA-bureau heeft haar eigen (arbeids)voorwaarden. Er zijn ook bureaus waar je vast in dienst kunt komen.”

Preek je niet voor eigen parochie? Als meer VA’s kiezen voor zelfstandig ondernemerschap, hebben ze een bureau als Moneypenny op een gegeven moment niet meer nodig.

“De markt voor VA-diensten is zo ongelofelijk groot; er is voor iedereen die VA werk wil doen ruimte om dat te doen op de manier die bij hen past. Wil je als zzp-VA aan de slag, dan kun je zelf opdrachten binnenhalen en/of je laten bemiddelen door een zzp-platform of matchingsite. Wil je liever niet de lasten maar wel de lusten van zelfstandigheid, dan is de Moneypenny- formule wellicht interessant.”

Kan iemand met veel ervaring als managementondersteuner makkelijk aan de slag als virtual assistant?

“Je hebt wel een aantal specifieke VA-skills nodig. Zo moet je proactief kunnen communiceren. Voor sommige taken heb je de opdrachtgever nodig, maar als die niet reageert, moet je erachteraan zitten. Je kunt niet zeggen: ‘Omdat je niet reageerde, is het niet gelukt’. Je moet de power hebben om het voor elkaar te krijgen, maar op zo’n manier dat de opdrachtgever niet geïrriteerd raakt.

"Daarnaast moet je jezelf kunnen managen, onder andere door goed te plannen. Je moet niet twintig uur werken en het gevoel hebben dat je veertig uur aan moet staan. Dat is niet gezond. De beste VA’s zijn de virtual assistants waarvan klanten het idee hebben dat ze altijd werken, terwijl dat helemaal niet zo is. Daar trainen we VA’s op, want dat hoort echt bij het vak.”

Hoe zie jij de markt van VA’s zich de komende jaren ontwikkelen?

“Op dit moment is het nog een beginnende markt. Er zijn een aantal verschillende bureaus – waarvan sommigen overigens wél met zzp-ers werken – en een aantal platforms. Een deel van de VA’s die zelfstandig aan de slag gaat, komt er op een gegeven moment achter dat het niet werkt en gaat dan toch op zoek naar een bureau.

"Het kan ook zijn dat werkgevers virtual assistants zelf in dienst gaan nemen. Er gaat een shake-out plaatsvinden, want er zijn VA’s en bureaus die niet goed genoeg zijn. De markt moet zich dus echt nog settelen.”