Al meer dan tien jaar zie ik het werk van de managementassistent veranderen richting HRM (oftewel personeelszaken) en projectmanagement. De rol van projectassistent heeft de toekomst, ook richting de taak van projectleider dan wel -manager.
In 2016 schreven Pieter Hoekstra, Peter Vos en ik het ‘Projectassistentboek’. Sindsdien hebben we honderden (aankomende) projectassistenten een training in deze boeiende richting gegeven. Nu is er een nieuwe ontwikkeling; artificial intelligence, ofwel kunstmatige intelligentie (AI). En die belooft de veelbelovende projectmanagementsector verder te veranderen.
Meegroeien met de veranderingen
Aanvankelijk was de rol van de projectassistent voornamelijk gericht op administratief werk, zoals het bijhouden van planningen, het opstellen van rapporten en het organiseren van het bijhouden van acties. Die tijd is voorbij. In de moderne zakelijke wereld worden projecten steeds complexer en moeilijker.
Projectassistenten zijn niet langer beperkt tot het uitvoeren van routinetaken, maar spelen nu een cruciale rol bij het optimaliseren van projectplanning, het analyseren van gegevens en het nemen van strategische beslissingen. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, kan AI de projectassistent helpen mee te groeien met die veranderingen van de werkzaamheden.
Door bijvoorbeeld gebruik te maken van AI-technologieën zoals machine learning en natuurlijke taalverwerking. Die kunnen gegevens analyseren om trends en patronen te ontdekken, risico's volgen en aanbevelingen doen voor procesoptimalisatie. Dit stelt projectmanagers in staat om beter besluiten te nemen en planmatig te werken.
Leer meer over AI
Door meer te weten over AI - zowel in theorie als de praktijk - kan de projectassistent een unieke rol voor zichzelf veroveren. Want die kan daardoor helpen bij het automatiseren van repetitieve taken (voor anderen). Door chatbots in te zetten kunnen projectassistenten ook tijd vrijmaken voor zichzelf door AI de meest eenvoudige vragen en verzoeken van teamleden af te handelen. Dat komt de productiviteit ten goede en optimaliseert de communicatie.
Door AI in te zetten, krijgen projectteams meer tijd en ruimte om hun meest belangrijke resources te gebruiken: menselijke creativiteit en probleemoplossende vaardigheden.
Meer tijd voor menselijkheid
Hoewel de doorontwikkeling van de rol van de projectassistent grote voordelen met zich meebrengt, zijn er ook gevolgen voor de beroepsgroep. Een van de belangrijkste zorgen is de grote impact op werkgelegenheid. Het is bijna zeker dat sommige taken van de projectassistenten, zoals notuleren en plannen, in de toekomst worden overgenomen door AI-systemen. Dit betekent dat de vereiste vaardigheden van een projectassistent zullen veranderen, alsook het aantal banen in de sector.
Het betekent bovendien dat deze ondersteuners moeten investeren in futureproof worden. Bijvoorbeeld door het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden - zoals omgaan met AI - of specialiseren op de menselijke skills die een chatbot niet kan nadoen: empathie, samenwerking, creativiteit en strategisch denken,
Daarnaast moeten projectmanagers en bedrijven zorgvuldig omgaan met de ethische aspecten van het gebruik van AI in projectmanagement. Zoals privacy voor zowel bedrijven als individuele medewerkers (welke informatie mag de AI gebruiken?) of het per ongeluk automatiseren van eventuele vooroordelen in chatbots in HRM of projectmanagement.
Er moeten dus richtlijnen en best practices worden opgesteld om ervoor te zorgen dat AI-systemen eerlijk en verantwoord ingezet worden.
De toekomst
Kortom, de nieuwe invulling van de rol van de projectassistent gaat een spannende en interessante tijd tegemoet. Met AI-technologieën kunnen de taken van projectassistenten meer ontwikkeld worden uitgevoerd en waarde toevoegen aan de projectmanagers. Hoewel er uitdagingen zijn, biedt de integratie van AI in projectmanagement tegelijkertijd mogelijkheden om de efficiency te verhogen en betere resultaten te behalen.
Bovenstaand artikel van Jakob Zwinderman is deels geschreven met behulp van ChatGPT. De woorden projectassistent en AI zijn ingevoerd.
