Vroegâh, voor die vermaledijde werkkostenregeling, was cafetariseren in de loonheffing een feest: brutoloon ruilen voor iets leuks wat onbelast kon. Pc, fiets, vakbondscontributie en in bepaalde periodes zelfs fitness. Fiscalisten deden wat zenuwachtig over de vormgeving en kwamen met maar moeilijk leesbare contracten, maar het werkte en was legaal – de Belastingdienst deed het zelf ook! Er waren wel wat nadelen voor de socialeverzekeringsrechten van de werknemer, zodat het verstandig was de werknemer daar goed over te informeren.
Aanwijzen en gebruikelijkheid
Toen kwam die werkkostenregeling en verhuisden veel van de wettelijke vrijstellingen naar de vrije ruimte. Dat betekent dat cafetariseren nog steeds kan, maar dat er wat bezwaren bij zijn gekomen. De vergoeding of de verstrekking die de werkgever geeft in plaats van bruto-beloning gaat die vrije ruimte in. Het moet dus aangewezen worden, en het moet wel gebruikelijk zijn.
Dat aanwijzen is een formaliteit, die helaas te vaak vergeten wordt. Die gebruikelijkheid is nog steeds niet helemaal duidelijk. Maar in praktijk wringt dit niet, omdat de Belastingdienst zo praktisch is om aan te geven er tot € 2.400 per werknemer per jaar geen punt van te maken. Die vrije ruimte in de werkkostenregeling is echter geen bodemloze put, waarin maar vergoedingen en verstrekkingen gegooid kunnen worden. Het heeft zijn grens.
Overklotsende werkkostenbak
En met een vriendelijke cafetariaregeling moet de werkgever er rekening mee houden dat de werkkostenbak volloopt en overklotst. En dan is cafetariseren duur: over iedere euro die de werkgever aan de werknemer vergoedt, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd. Zo is cafetariseren ineens niet meer voordelig. Bij dit sommetje spelen meer factoren overigens: bij veel werknemers bespaart de werkgever zich mogelijk wat premies werknemersverzekeringen, die je kan meewegen.
Balans in evenwicht?
Een cafetariaregeling is geven en nemen: de werknemer geeft wat salaris of dagen en krijgt van de werkgever een vergoeding of verstrekking. Belangrijke vraag is dan: moet deze balans helemaal perfect in evenwicht zijn? Ben je eigenlijk werkkosteneindheffing op de werknemer aan het verhalen als je de werknemer iets meer vraagt om bruto in te leveren dan hij netto ontvangt? Opmerking verdient dat dit op het eerste gezicht misschien niet verstandig lijkt, maar ook hierbij kan de werknemer nog steeds voordeel ontvangen.
Zo’n cafetaria-afspraak is niet meer en niet minder dan tijdelijk nieuwe arbeidsvoorwaarden afspreken. Het moet wel structureel zijn, eenmalig verrekenen gaat niet goed. Het moet realiteitsgehalte hebben. Aardige vraag in dit verband is of je een werknemer zou kunnen aannemen met een dergelijk arbeidsvoorwaardenpakket. Mag je een arbeidsvoorwaardenpakket van de werknemer verbeteren? Ja, natuurlijk. Mag je het aanpassen op een manier die voor de werknemer gunstig is, maar waarbij de herschikking niet in balans is?
Recent kennisgroepstandpunt
Ja, zegt nu ook de Belastingdienst. In een kennisgroepstandpunt – gepubliceerd op 3 april 2024 – geeft de Belastingdienst aan dat dit moet kunnen. Voorwaarde die de Belastingdienst – naar mijn mening volkomen terecht – stelt, is dat de werknemer dan wel heel goed moet weten waarvoor hij of zij kiest. Oftewel: vertel de werknemer wat het betekent voor zijn inkomenspositie, en met name voor zijn socialeverzekeringsrechten. De werknemer die kiest voor fiscaal voordeel moet zich realiseren dat hij bij werkloosheid of arbeidsongeschiktheid dat in zijn of haar uitkering terugziet.
Nu kan veel meer
Wat betekent dit nu allemaal? Vroeger waren de cafetariamogelijkheden beperkt tot fiscaal vrijgestelde zaken, zoals de genoemde fiets. Nu kan veel meer, en dat biedt mogelijkheden voor de creatieve werkgever. Met name de groene branche (warmtepompen, zonnepanelen, isolatie) roert zich al enige tijd op dit terrein. En groene arbeidsvoorwaarden passen goed bij een werkgever die zich op ESG-terrein wil onderscheiden.
Zijn de contracten nog zo ingewikkeld als twintig jaar geleden? Dat hoeft denk ik niet meer, maar goede vastlegging is natuurlijk noodzakelijk. En hele heldere communicatie richting werknemer is zo mogelijk nog belangrijker geworden!
