Loonheffingen en sociale verzekeringspremies vormen samen de grootste inkomstenbron van de Nederlandse overheid. Desondanks worden de uitvoerders, zoals de salarisadministrateur, nauwelijks betrokken bij de totstandkoming van nieuwe regels. “Veel praktische problemen zijn te vermijden, als salarisadministrateurs meer zouden worden gehoord”, vindt Jouke Sjaardema.

Hij is lid van een klankbordgroep van softwareontwikkelaars voor salarisadministraties. Met die groep is hij voortdurend in gesprek met ministeries, pensioenfondsen en uitvoeringsorganisaties als de Belastingdienst en het UWV. “Hoe hebben we het zo moeilijk kunnen maken, vroeg een ambtenaar van een uitvoeringsinstantie zich onlangs nog hardop af. Nou, als je het rapport ‘Staat van de uitvoering’ leest, wordt wel duidelijk waarom.”

Werkbaar in de praktijk

Sjaardema is productmanager wet- en regelgeving bij Exact. “Als softwareontwikkelaar wil je de gebruiker optimaal ondersteunen. Daarop zou je je willen concentreren. Maar de uitvoerbaarheid van regelgeving vraagt minstens zo veel aandacht, teneinde de praktijk nog enigszins werkbaar te houden.”

Ter illustratie somt hij een handvol wetten en regels op, die het werk van de salarisadministrateur opnieuw complexer maken dan het al was:

Inkomstenverhouding

De WAB schrijft per type contract verschillende werkloosheidspremies voor. Kort door de bocht: bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hoort een lage Awf-premie, bij een flexcontract een hoge premie.

De redenatie achter de regel is begrijpelijk, vindt Sjaardema. “Flexibiliteit heeft een prijs. Maar in de praktijk zijn er mensen met meerdere contracten. In een ziekenhuis kan iemand een vast OK-contract hebben en op flexibele basis inzetbaar zijn op de IC. Dit betekent voor één persoon twee verschillende Awf-premies. En vergis je niet: je roostersysteem en urenregistratie moet je hier ook op laten aansluiten.”

Met de premiedifferentiatie hangt het (tot 2025 uitgestelde) Besluit inkomstenverhouding samen. “Ondernemers denken in personen: die hebben een persoon in dienst. Dit besluit gaat echter uit van een contract (inkomstenverhouding) als basis. Maar mensen kunnen gelijktijdig meer dan één functie binnen een bedrijf vervullen, met afwijkende arbeidsvoorwaarden. Om nog maar te zwijgen van overuren, provisie en verlof: wat hoort bij welke inkomstenverhouding?”

Over de zuilen heen

Nieuwe regelgeving gaat steeds vaak over zuilen heen. “Financiën gaat over loonbelasting en Sociale Zaken over socialezekerheidswetten en arbeidswetgeving. Daar komt dan het ministerie van Infrastructuur & Waterstaat bij met een CO2-besluit. Het wordt niet alleen binnen departementen complexer, maar ook over zuilen heen. Regels van ministerie A hebben gevolgen voor die van ministerie B.”

Hij doelt op de Regeling werkgebonden personenmobiliteit. “Bedoeld om de leefomgeving te verbeteren. Het betekent in de praktijk dat een organisatie moet bijhouden hoeveel zakelijke kilometers haar mensen met welk brandstoftype maken. Vooralsnog geldt dit voor bedrijven met meer dan honderd medewerkers. Iemand binnen de organisatie moet dit gaan vastleggen. Is dat de salarisadministratie, of HR of Facility Management?”

“Een leuke kwestie ook voor accountantskantoren, die voor hun klanten de salarisadministratie doen.”, vervolgt Sjaardema. “Zij moeten voor misschien 2% van hun klanten deze administratie gaan optuigen. Succes!”

In de knoop

De nieuwe pensioenwet maakt het werk van de salarisadministrateur evenmin eenvoudiger. “Je krijgt straks twee pensioenregelingen naast elkaar: een overgangsregeling voor bestaand personeel en een nieuwe voor nieuwe medewerkers.”

Werknemers kunnen voor 9 weken ouderschapsverlof – achteraf – een uitkering van 70% van hun salaris aanvragen”

Betaald ouderschapsverlof is nog zo’n voorbeeld. Werknemers kunnen voor 9 weken ouderschapsverlof – achteraf – een uitkering van 70% van hun salaris aanvragen bij UWV. Die kan op twee manieren uitkeren: rechtstreeks of via de werkgever. “Technisch gezien is dit onbetaald verlof. Om de tijd tot de uitkering te overbruggen, kan de werkgever ervoor kiezen salaris door te betalen. De uitkering is dan later een compensatie daarvoor. Maar dat wordt anders als de werknemer de uitkering rechtstreeks naar zichzelf laat uitbetalen. Voor je het weet, kom je hier in de knoop met zaken als loonheffingskorting en premiedifferentiatie.”

Meer waardering

Eigenlijk wil Sjaardema een lans breken voor de beroepsgroep salarisadministrateurs. “Zij staan voor heel pittige opgaves. Hun werk wordt almaar complexer. Dat verdient meer waardering.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact.